Odenic är en tjänst för svenska bilverkstäder som hanterar serviceordrar, inspektionsvideor, AI-stödda sammanfattningar, offerter och kundrapporter. Här beskrivs hur personuppgifter behandlas i tjänsten.
1. Vem ansvarar för uppgifterna?
Tjänsten tillhandahålls av [FYLLS I: juridiskt företagsnamn], org.nr [FYLLS I: organisationsnummer], [FYLLS I: postadress] ("Odenic").
- Odenic är personuppgiftsansvarig för uppgifter om verkstädernas användarkonton (personal), för plattformsadministration, säkerhets- och granskningsloggar samt för kontakt med verkstäder som kunder till Odenic.
- Verkstaden är personuppgiftsansvarig för uppgifter om sina egna kunder och deras fordon (t.ex. namn, telefonnummer, registreringsnummer, videor, offerter och kundbeslut). Odenic behandlar dessa uppgifter som personuppgiftsbiträde för verkstadens räkning enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal. Är du kund hos en verkstad bör du i första hand vända dig till verkstaden.
2. Vilka uppgifter behandlas?
Verkstadspersonal (användare)
- Namn, e-postadress, inloggningsuppgifter (lösenord lagras inte i klartext av Odenic utan hanteras av inloggningstjänsten).
- Roll och tillhörighet till verkstad (ägare, kundmottagare, mekaniker), inbjudningar.
- Aktivitets- och granskningsloggar (vem som gjorde vad och när), interna notiser.
Verkstadens kunder (behandlas för verkstadens räkning)
- Namn, telefonnummer och anteckningar.
- Fordonsuppgifter: registreringsnummer, och i förekommande fall VIN, märke, modell och årsmodell.
- Inspektionsvideor som spelats in av mekaniker. Videor kan innehålla bild och tal, och ibland av misstag personer eller andra uppgifter som syns eller hörs.
- AI-genererade och personalgranskade sammanfattningar, förklaringar, offerter (inklusive importerade PDF-offerter) och kundrapporter.
- Kundens beslut i kundrapporten (godkända/avböjda arbeten), angivet namn vid bekräftelse, tidpunkt och eventuell återkoppling.
- Uppgifter om skickade SMS (mottagarnummer och leveransstatus).
3. Ändamål och rättslig grund (där Odenic är ansvarig)
- Tillhandahålla konton, inloggning och behörigheter – fullgörande av avtal med verkstaden och berättigat intresse avseende verkstadens personal.
- Säkerhet, felsökning och missbruksskydd, inklusive loggning – berättigat intresse.
- Skicka inbjudningar och tjänsterelaterade e-postmeddelanden – berättigat intresse/avtal.
- Bokföring och fakturering, när sådan införs – rättslig förpliktelse.
[FYLLS I: bekräfta rättsliga grunder och intresseavvägning efter juridisk granskning]
4. AI-behandling
Inspektionsvideor, importerade PDF-offerter och textunderlag skickas till Googles AI-tjänst Gemini för att ta fram förslag på sammanfattningar, grupperingar och förklaringar. AI-förslag granskas alltid av verkstadens personal innan något skickas till kund. Ingen fullständig transkription av videor sparas i Odenic. Inga beslut med rättslig eller liknande betydande verkan fattas enbart automatiserat.
[FYLLS I: bekräfta Googles villkor för användning av indata (t.ex. om data används för modellträning) och vilket avtal/vilken tjänstenivå som gäller]
5. Leverantörer och mottagare
- Supabase – databas, fillagring (videor, PDF:er) och inloggning. Region: [FYLLS I: bekräfta datacenterregion].
- Google (Gemini API) – AI-analys av video, PDF och text.
- 46elks (Sverige) – SMS till verkstadens kunder.
- Lovable – drift/hosting av applikationen och utskick av e-post (inbjudningar). Applikationen körs på Cloudflares nätverk.
Uppgifter lämnas inte ut till andra, utöver vad lag kräver. Plattformsadministratörer hos Odenic har inte rutinmässig åtkomst till verkstädernas kundvideor eller kundpersonuppgifter.
6. Överföring utanför EU/EES
Vissa leverantörer (t.ex. Google, Cloudflare och Supabase) är baserade i USA eller har verksamhet utanför EU/EES. Överföring kan då ske med stöd av EU:s beslut om adekvat skyddsnivå (EU–US Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler. [FYLLS I: verifiera per leverantör vilken överföringsmekanism och region som gäller]
7. Lagring och gallring
Följande tidsgränser finns i tjänsten i dag:
- Länkar till kundrapporter är giltiga i 14 dagar och kan återkallas tidigare; länkar till ersatta versioner slutar fungera.
- Inbjudningar till personal gäller i 7 dagar och kan bara användas en gång.
- Uppspelningslänkar till videor är tidsbegränsade (cirka 10 minuter).
- Tekniska AI-loggar är avsedda att gallras efter 90 dagar.
För övriga uppgifter (t.ex. kunduppgifter, videor, offerter, rapporter och konton) finns ännu ingen fastställd automatisk gallringstid. [FYLLS I: gallringstider per uppgiftskategori]
8. Hur uppgifterna skyddas
- All trafik sker krypterat (HTTPS).
- Behörighetskontroll på databasnivå: varje verkstad ser endast sina egna uppgifter, och roller begränsar åtkomst (t.ex. ser mekaniker inte kunders telefonnummer).
- Videor och PDF:er lagras privat och visas endast via tidsbegränsade länkar.
- Kundrapportlänkar använder slumpmässiga token; inbjudningstoken lagras endast som hash.
- Ändringar av roller och viktiga händelser loggas.
9. Dina rättigheter
Du har rätt att begära tillgång till, rättelse eller radering av dina uppgifter, begränsning av behandling, att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse samt dataportabilitet där det är tillämpligt. Om verkstaden är ansvarig vidarebefordrar Odenic din begäran till verkstaden och bistår den. Du kan även klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.
10. Kontakt
E-post: [FYLLS I: kontakt-e-post för dataskydd]. Dataskyddsombud: [FYLLS I: namn/kontakt eller ange att sådant inte utsetts].
11. Cookies och lokal lagring
Tjänsten använder webbläsarens lokala lagring för inloggningssessionen och, i den installerbara appen, för att cacha statiska filer. Inga cookies för spårning eller marknadsföring används. [FYLLS I: bekräfta att inga analysverktyg läggs till]